如果沒有組織和規(guī)劃，文件存儲很快就會變得雜亂無章。使用最佳實踐，例如保留策略和命名約定，可以輕松管理文件存儲。

許多企業(yè)使用文件存儲來共享和管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。對于經(jīng)常使用文本文檔、PDF和電子表格等文件進(jìn)行協(xié)作的用戶來說，這是一個很好的選擇。它也是使用最廣泛的存儲類型之一，因為它對用戶友好。

然而，沒有組織或分類文件的用戶可能會浪費時間尋找某些項目，占用不必要的文件存儲資源，并可能丟失文件數(shù)據(jù)。如果沒有用戶可以遵循的計劃，管理員也很難管理文件存儲，這可能會導(dǎo)致在運行路由作業(yè)時出現(xiàn)問題，例如為文件系統(tǒng)安排備份。

以下六種文件存儲最佳實踐可以確保文件位于需要的位置并易于查找。這將有助于防止數(shù)據(jù)丟失，便于為業(yè)務(wù)或法律定位文件，并促進(jìn)更好地使用文件存儲和用戶之間的一致性。

01

實現(xiàn)一致的命名約定

具有定義的組織范圍文件存儲命名約定的企業(yè)可以比沒有系統(tǒng)的企業(yè)更快地定位數(shù)據(jù)。應(yīng)該鼓勵命名約定，并建議團(tuán)隊成員遵守這些約定，以便多個用戶可以通過搜索找到和訪問文件。

命名約定還可以鼓勵用戶包含其他信息，以提高文件搜索的可見性。例如，一些企業(yè)可能會選擇“01_01_2022_ProjectName”這樣的結(jié)構(gòu)，在一個標(biāo)簽中表示月、日、年和項目或文件名。

通過一致的命名結(jié)構(gòu)，使用共享文件系統(tǒng)進(jìn)行文件協(xié)作的企業(yè)可以在需要時輕松地找到文件。在自己的設(shè)備或本地存儲設(shè)備上存儲文件的用戶也可以從一致的命名結(jié)構(gòu)中受益。

02

使用保留策略

保留策略會在某個日期之后自動刪除數(shù)據(jù)或刪除在指定的時間內(nèi)沒有人訪問過的數(shù)據(jù)。如果由于HIPAA和GDPR等監(jiān)管、隱私和安全要求，企業(yè)需要定期刪除數(shù)據(jù)，并使用保留策略。

保留策略對于規(guī)范的文件刪除和保留策略非常有用，但是企業(yè)也可以使用保留策略來防止浪費存儲空間。管理員可以建議用戶創(chuàng)建具有保留策略的文件夾，這樣他們就可以在其中存儲某些文件。在以這種方式使用保留策略之前，只需確保不再需要這些文件。

例如，如果團(tuán)隊不確定是否很快需要一個文件或一組文件，并且在刪除或保留數(shù)據(jù)方面沒有任何的合規(guī)性、業(yè)務(wù)或法律限制，那么他們應(yīng)該為文件指定一個文件夾并設(shè)置保留策略。如果定期刪除文件，這應(yīng)該可以防止存儲空間變得過于擁擠。

03

避免保存不必要的文件

企業(yè)和用戶需要保存大量數(shù)據(jù)，包括稅務(wù)文件或客戶數(shù)據(jù)等文件，但他們不必保存諸如原有項目文件和不包括備份版本的重復(fù)文件等文件。

試圖“以防萬一”地保存所有內(nèi)容可能會浪費存儲資源并增加存儲成本。管理員還應(yīng)該建議用戶只保留他們的團(tuán)隊需要或可能需要的數(shù)據(jù)，用于當(dāng)前的、過去的或未來的項目。

04

為文件分組和文件夾結(jié)構(gòu)建立策略

許多文件夾的結(jié)構(gòu)都是基于用戶可以根據(jù)日常任務(wù)輕松導(dǎo)航的內(nèi)容。根據(jù)企業(yè)或團(tuán)隊的典型工作流程選擇文件夾結(jié)構(gòu)，以鼓勵用戶以相同的方式存儲文件和組織文件夾層次結(jié)構(gòu)。

管理員應(yīng)該記錄共享文件夾結(jié)構(gòu)，并與員工和利益相關(guān)者共享，以便使用文件系統(tǒng)的每個人都按照相同的規(guī)則存儲文件。例如，主要與客戶打交道的企業(yè)可能會按客戶名稱組織文件夾，如果他們的工作流程與時間框架相關(guān)聯(lián)，則可以按日期組織文件夾。

如果有必要，為不同的團(tuán)隊開發(fā)單獨的文件層次結(jié)構(gòu)。例如，財務(wù)部門可能根據(jù)日期構(gòu)建文件夾層次結(jié)構(gòu)，銷售團(tuán)隊可能根據(jù)客戶名稱構(gòu)建文件夾層次結(jié)構(gòu)。

無論選擇什么樣的策略，都要記錄要遵循的結(jié)構(gòu)。

05

元數(shù)據(jù)易于搜索

許多基于文件的存儲系統(tǒng)都具有元數(shù)據(jù)功能。搜索包含文本的文件很簡單，但是不包含文本的數(shù)據(jù)可能很難找到。

為了解決這個問題，用戶可以在png、jpeg和mp4等文件中添加元數(shù)據(jù)，以便于搜索。元數(shù)據(jù)允許用戶添加關(guān)鍵字或描述，并在文件創(chuàng)建時通知用戶。鼓勵用戶在非文本文件的元數(shù)據(jù)中添加標(biāo)記或關(guān)鍵字，以使它們更容易找到。

06

了解版本歷史

與文件協(xié)作通常意味著覆蓋或編輯文檔，但一定要了解版本歷史。

將文件的錯誤版本發(fā)送給同事以供內(nèi)部使用可能不會有問題，但是如果文檔的最終交付版本是最終客戶端交付的，或者由于法律原因需要文檔，則無法存儲或保留文檔的最終版本可能會成為大問題。

審核編輯：郭婷