在每一個成功的持續(xù)改進(jìn)舉措背后,都有工具幫助組織規(guī)范其流程,超越客戶預(yù)期,并衡量成功。無論你是剛開始一個簡單的主動行動還是一個更復(fù)雜的項(xiàng)目, 小型戰(zhàn)斗機(jī) 是一個易于使用的解決方案。

在這篇博文中,我們將簡要介紹使用正確的CI工具進(jìn)行流程改進(jìn)的重要性,以及三種簡單的成功工具。

有些項(xiàng)目經(jīng)理把大量時間花在體力勞動上,這并不是什么秘密。根據(jù)福瑞斯特的總體經(jīng)濟(jì)影響研究,經(jīng)理們每月花費(fèi)約10個小時制定項(xiàng)目,4小時處理電子郵件,6小時審查項(xiàng)目。幸運(yùn)的是,參與幫助項(xiàng)目管理員,使創(chuàng)建一個新項(xiàng)目的過程變得簡單化和自動化。它也有最全面的,預(yù)先建立的表格,智能工具,以及專門為CI/OPEX專業(yè)人員設(shè)計(jì)的項(xiàng)目路線圖。

使用正確的CI工具

很多時候,高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為通用軟件足以完成任務(wù)。實(shí)際上,公司沒有適當(dāng)?shù)墓ぞ邅碇С炙麄兊膱F(tuán)隊(duì)和他們的主動行動,這是在虧損。雖然選擇正確的工具取決于你的角色,但我們將涵蓋所有部門在其CI程序中可以使用的工具。開始吧!

工具1:工藝圖

流程圖,有時稱為流程圖,在流程或工作流中,可視化地映射出所有的步驟和活動。它幫助您建模流程,理解和溝通輸入和輸出之間的關(guān)系,確定關(guān)鍵的決策點(diǎn),并發(fā)現(xiàn)返工循環(huán)。

過程圖回答下列問題:

這一進(jìn)程的哪些領(lǐng)域顯示出最大的改進(jìn)機(jī)會?

對于一個特定的項(xiàng)目,流程在哪里開始和結(jié)束?

流程中每一步的投入和產(chǎn)出是什么?

哪些步驟對客戶需求有直接影響?

您能簡化、合并或刪除過程中的步驟嗎?

小型出租車工作區(qū) 和 小型戰(zhàn)斗機(jī) 可以幫助你把這些工具付諸行動。我們的兩個平臺都提供了易于使用的工具,以進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化操作。為了更進(jìn)一步,參與使構(gòu)建高層流程圖或詳細(xì)流程圖變得容易,還有一個功能可以為每個形狀分配變量,然后與其他正在使用的工具共享它們。此外,輸入和輸出是在后臺跟蹤的,因此您的流程映射可以很容易地鏈接到我們在兩個平臺上可用的任何其他100+工具。

工具2:魚骨圖

A 魚骨圖 ,也被稱為石川或因果關(guān)系圖,通過探索你想要達(dá)到的影響或效果,并了解其原因,頭腦風(fēng)暴到下一個層次。這是一種通過顯示問題或影響來看待因果的視覺方式。各種原因類別下較小的"骨骼"中列出了可能的原因。在魚骨圖上,中心問題或影響就在最右邊。親緣關(guān)系,是一類原因,從脊柱上分枝的中樞效應(yīng).頭腦風(fēng)暴使分支機(jī)構(gòu)脫離了親密關(guān)系。

魚骨回答下列問題。

某種類型的缺陷的潛在原因是什么?

哪些流程輸入有助于流程輸出的變化?

我們的魚骨圖使用起來很簡單:只要點(diǎn)擊兩下,你就可以在你的手指上找到一個完整的魚骨輪廓。我們的圖表中最棒的一點(diǎn)是,如果您不喜歡屬性或原因的位置,您可以在需要的地方拖放它。就這么簡單。

工具3:項(xiàng)目章程

項(xiàng)目章程是以清晰、簡明的方式概述項(xiàng)目的文件。章程通常在設(shè)計(jì)時考慮到高層管理,包含項(xiàng)目的范圍、目標(biāo)和參與者,這樣任何人都能快速理解項(xiàng)目的概念。項(xiàng)目章程還應(yīng)規(guī)定作用和責(zé)任,必要時包括利益攸關(guān)方,同時概述項(xiàng)目的一些目標(biāo)和最后期限。

最后,項(xiàng)目章程解決了任何項(xiàng)目中的下列問題: 是誰?什么?哪里?什么時候?為什么?怎么做到的?

項(xiàng)目章程雖然很簡單,但通常也是基于工作說明的正式文件,用于商定的業(yè)務(wù)需要,通常是在項(xiàng)目開始時確定的。理想的情況是,在項(xiàng)目的規(guī)劃階段,當(dāng)項(xiàng)目的所有部分被集中在一起時,將制定一個項(xiàng)目章程。在項(xiàng)目準(zhǔn)備就緒后,項(xiàng)目章程將由利益攸關(guān)方最后核準(zhǔn)。

以下是一些有助于您解決問題的問題陳述和項(xiàng)目范圍的問題:

我要解決什么問題?

我的問題是集中在一個問題上,還是影響到一個進(jìn)程、位置或服務(wù)?

我的項(xiàng)目是否與客戶需求相關(guān)?

我的項(xiàng)目的潛在好處是什么?

我能在合理的時間內(nèi)完成這個項(xiàng)目嗎?

我是否有完成這個項(xiàng)目所需的組織資源和支持?

一旦你確信你有一個明確的問題陳述,一個很好的項(xiàng)目,你的組織承諾提供必要的資源,你就可以選擇基于項(xiàng)目的方法。

審核編輯 黃宇