引言

大約兩年前，人工智能——特別是生成式人工智能的迅速崛起震撼了全球。各行各業(yè)爭先恐后地了解、采用并利用AI，部分出于對這項技術(shù)的興奮，但很大程度上，也是出于對落后于人的恐懼。

然而，兩年過去了，AI的采用進程仍然緩慢。無論是出于對網(wǎng)絡安全、實際應用，還是企業(yè)實施方面的擔憂，企業(yè)高管仍然在持續(xù)評估公司內(nèi)部引入AI的利與弊。事實上，超過三分之二（67%）的企業(yè)領導者表示，AI的整合仍然有限或幾乎空白。

那么，是什么導致了這種猶豫？為何企業(yè)在當前階段仍未在團隊中廣泛采納和應用AI？

實際上，從根本上講，AI僅僅是一種工具。而一個工具所能產(chǎn)生的影響，取決于使用它的人以及背后的基礎設施。要充分發(fā)揮AI的潛力，現(xiàn)代企業(yè)必須首先解決阻礙其發(fā)展的基礎性問題。

這一點在知識管理方面尤為明顯。如果常見的知識管理問題依然存在——比如信息孤島現(xiàn)象，或信息共享效率低下——那么AI將難以發(fā)揮任何有意義的價值。

事實上，實施AI解決方案可能會加劇這些問題。將傳統(tǒng)的知識管理系統(tǒng)與AI結(jié)合，可能會延續(xù)錯誤或不完整的信息，因為AI會持續(xù)提供答案——只不過這些答案是錯誤的。畢竟，AI的有效性取決于它所集成的系統(tǒng)；如果系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不開放、不可訪問，那么AI功能所能發(fā)揮的作用就非常有限。

然而，借助恰當?shù)姆椒?，AI能夠重新界定知識共享。它為信息的生成、捕捉及傳播帶來了創(chuàng)新途徑。

Atlassian致力于打造最佳工具，以釋放團隊的潛力——AI也不例外。

Atlassian的AI解決方案——Atlassian Intelligence和Rovo——只有在推動者、實踐行為和文化背景的共同支持下，才能發(fā)揮其影響力。本指南中，我們將探討Atlassian當前提供的AI解決方案，并分享為實現(xiàn)這些解決方案及充分發(fā)揮您組織潛力所推薦的最佳實踐。

Atlassian Intelligence驅(qū)動的知識革命

Atlassian Intelligence將AI知識管理移交至組織領導者及其團隊（從人力資源到 IT，以及所有中間部門）的手中。它深度集成于Confluence、Jira以及整個Atlassian產(chǎn)品組合。使用 Atlassian Intelligence 的用戶平均每周可節(jié)省 45 分鐘，其中77%的用戶表示，AI驅(qū)動的搜索功能為他們顯著節(jié)省了時間。

讓 Atlassian Intelligence 脫穎而出的功能包括：

• 內(nèi)容轉(zhuǎn)換：AI可以總結(jié)各種非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容，比如白板便簽，并將其轉(zhuǎn)換為Confluence頁面上的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容或Jira任務。
• 主動發(fā)現(xiàn)知識：AI會自動推送相關(guān)的、恰當?shù)男畔ⅲ脩魺o需再進行手動搜索。例如，AI可以根據(jù)用戶當前的頁面內(nèi)容，推薦相關(guān)頁面，并使用自然語言處理（NLP）在Jira中提供搜索結(jié)果。
• 內(nèi)容生成與改進：生成式AI可以創(chuàng)建大綱、內(nèi)容草稿和標題。還可以通過修改寫作風格等方式，修訂和澄清現(xiàn)有內(nèi)容。

通過Rovo，提升您的AI實踐

Rovo是您的AI隊友，與Atlassian Intelligence協(xié)同工作，旨在幫助每個團隊解鎖并利用組織知識。Rovo能夠?qū)崟r發(fā)現(xiàn)寶貴的團隊協(xié)作見解，并提供可自定義的智能代理，這些代理如同您團隊的虛擬成員，隨時準備為您提供支持并增強協(xié)作。

Rovo的主要功能包括：

• Rovo聊天：使用Rovo聊天，您的任何問題都可以得到個性化的回答。Rovo聊天能夠理解您組織的項目、目標、行動和團隊成員背后的信息，從而提供準確、詳細的回復。例如，您可以詢問Rovo某個項目是否有延遲，總結(jié)某個特定戰(zhàn)略中某個概念的含義，或確定分配某個項目給合適的團隊成員。
• 企業(yè)級搜索：Rovo搜索能夠從您所有的Atlassian工具（包括Jira、Confluence、Loom和Bitbucket）以及關(guān)鍵的企業(yè)應用（如Google Drive、Microsoft SharePoint、Figma、Slack等）中提取相關(guān)結(jié)果。它可以搜索所有位置和格式的數(shù)據(jù)源，從Jira中的任務到Google Drive中的圖表和幻燈片。它能夠理解您最需要的關(guān)鍵信息，并從整個企業(yè)系統(tǒng)中提供全面的洞察和上下文。
• 高級AI代理：Rovo的AI代理就像您團隊的延伸，能夠根據(jù)團隊的獨特需求和目標執(zhí)行特定任務。開箱即用的代理可隨時執(zhí)行常見任務，如創(chuàng)建或修訂內(nèi)容以符合品牌指南、將內(nèi)容翻譯成多種語言、整理Jira任務和待辦事項、創(chuàng)建發(fā)布說明等等。您還可以使用無代碼/低代碼平臺，為其他需求創(chuàng)建自定義代理。

如何利用AI擴展組織內(nèi)的知識管理

通過構(gòu)建支持性的實踐并恰當運用AI工具，團隊能夠打造一個強大的知識管理系統(tǒng)，助力公司在發(fā)展過程中持續(xù)壯大。以下是四個關(guān)鍵步驟，幫助您的組織有效利用AI，并為知識共享、員工生產(chǎn)力和跨團隊協(xié)作奠定堅實的基礎。

01、培養(yǎng)協(xié)作文化

建立知識管理基礎的第一步是培養(yǎng)協(xié)作文化。這意味著要創(chuàng)造一個開放的環(huán)境，讓團隊能夠分享見解，在知識庫內(nèi)部與同事溝通，并找到工作所需的信息。這種文化轉(zhuǎn)變將創(chuàng)造一個更強大的引擎，反映團隊的全面知識和洞察。

Atlassian Intelligence在支持這種協(xié)作文化中發(fā)揮著關(guān)鍵作用：

• 總結(jié)會議記錄并確定行動項：這有助于團隊快速理解關(guān)鍵要點和下一步行動，保持所有人的步調(diào)一致，減少冗長的回顧或后續(xù)郵件的必要。
• 起草和修訂知識文章：這有助于更快速地標準化和傳播關(guān)鍵知識，讓團隊平等地獲取重要信息。
• 支持實時互動，在評論和文檔中添加視頻消息：通過實時編輯和標記團隊成員等互動功能，鼓勵成員積極參與、即時反饋、提高參與度，讓團隊成員無論身處何地都能無縫協(xié)作。
• 建議相關(guān)資源，幫助創(chuàng)建新內(nèi)容并提供有依據(jù)的反饋：通過智能建議，團隊成員可以快速找到有價值的參考資料，從而簡化和增強新內(nèi)容的創(chuàng)建，并促進協(xié)作決策。
• 在瀏覽過程中總結(jié)現(xiàn)有頁面，支持被動知識發(fā)現(xiàn)：Atlassian Intelligence可在您懸停頁面時提供摘要，幫助發(fā)現(xiàn)有價值的見解，避免錯過相關(guān)信息。

• 使用Rovo協(xié)作更高效：使用Rovo與Slack、Google Meet和Microsoft Teams等流行的第三方協(xié)作應用集成，防止信息孤島。通過這些集成，用戶可以在這些平臺中搜索、共享和激活知識，而無需切換工具或拖慢工作流程。

應用場景：簡化項目規(guī)劃

項目經(jīng)理可以基于營銷日歷和產(chǎn)品路線圖，利用AI將不同團隊的任務和時間線聯(lián)系起來。AI可以利用這些文檔創(chuàng)建一個適用于所有相關(guān)人員的項目計劃草案，并綜合每個部門的相關(guān)信息。

02、簡化并增強內(nèi)容創(chuàng)建

您的知識庫始終需要創(chuàng)建新的資源并更新現(xiàn)有資源。然而，從零開始創(chuàng)建并對現(xiàn)有內(nèi)容進行修改都需要時間，更不用說還要收集相關(guān)的公司文件來為新內(nèi)容提供信息了。

• 使用Confluence：您可以訪問多種內(nèi)容類型，包括頁面、數(shù)據(jù)庫、白板和視頻，以創(chuàng)建專業(yè)化和定制化的內(nèi)容。會議記錄、決策流程和白板頭腦風暴等常見場景的內(nèi)置模板，可幫助簡化內(nèi)容創(chuàng)建。
• 借助Atlassian Intelligence：可以協(xié)助起草和潤色內(nèi)容，提升生產(chǎn)力和質(zhì)量。AI可以在相應的Confluence頁面上添加內(nèi)容摘要，并總結(jié)來自Jira工單和epics等其他來源的內(nèi)容。即使是白板便簽也可以轉(zhuǎn)化為Confluence頁面或Jira工單，從而讓想法從構(gòu)想無縫過渡到完成。
• 使用Rovo創(chuàng)建更優(yōu)質(zhì)的內(nèi)容：您可以訓練Rovo代理，根據(jù)Jira工單、白板頭腦風暴和會議記錄等信息，起草全面的文檔，從而更快地實現(xiàn)標準化和傳播信息。

應用場景：啟動新產(chǎn)品發(fā)布

Atlassian Intelligence可以輕松地將產(chǎn)品發(fā)布頭腦風暴白板轉(zhuǎn)化為三階段方法，為每個行動項創(chuàng)建Jira工單，并分配相關(guān)的團隊成員。

03、利用AI節(jié)省時間，快速找到所需信息

通常情況下，您只需要一個信息、快速反饋或批準就能推進項目，但您需要的人可能正在休假或無法聯(lián)系。

AI可以通過總結(jié)會議記錄、頁面和評論來填補這一空白，讓您快速找到問題的答案。這樣，您就不必再詢問他人或翻閱文件。

• 使用Rovo更快投入工作：Rovo聊天允許團隊進行動態(tài)對話、提出問題直到獲得所需的答案，實時頭腦風暴、獲取寶貴的反饋并解決問題。該聊天工具由您公司的數(shù)據(jù)驅(qū)動，并且會隨著持續(xù)使用變得更加智能，從而在團隊工作時提供更好的支持。

應用場景：即時解答入職問題

新員工在入職過程中可以向Rovo聊天詢問任何問題，例如“我可以在哪里查看我的員工福利？”或“我們團隊第三季度的目標是什么？”Rovo將直接提供答案，同時鏈接到相關(guān)資源，以便員工了解更多信息。

04、自動評估、維護和優(yōu)化知識內(nèi)容

確保知識庫內(nèi)容的準確性、完整性和及時更新至關(guān)重要。錯誤或過時的信息會導致決策失誤和操作錯誤。在此過程中，協(xié)作與信任的企業(yè)文化發(fā)揮著關(guān)鍵作用。

持續(xù)審查關(guān)鍵性內(nèi)部知識，確保其準確性與相關(guān)性。鼓勵團隊成員及時標記過時內(nèi)容，并提醒相關(guān)管理員進行更新，以便為全體人員提供可靠的事實依據(jù)。

• Confluence可深入了解內(nèi)容的參與情況：幫助團隊確定哪些內(nèi)容有效、哪些內(nèi)容需要更新、哪些內(nèi)容需要歸檔。詳細的頁面洞察包括瀏覽量、獨立瀏覽者、評論以及被@提及用戶的參與度。所有這些洞察都有助于提高內(nèi)容質(zhì)量。
• AI自動化可確保您能及時處理無關(guān)或過時的內(nèi)容：在Confluence中，您只需描述想要自動化的任務即可創(chuàng)建自動化規(guī)則。例如，您可以創(chuàng)建一個自動化規(guī)則，在頁面閑置六個月后將其歸檔，并在完成后提醒頁面所有者。
• 使用Rovo實現(xiàn)更智能的自動化：利用Rovo代理自動化工作流程并簡化常規(guī)流程，例如本地化公司政策或確保文檔符合品牌指南。

應用場景：確保信息始終準確且可訪問

團隊可以使用AI確保龐大的公司數(shù)據(jù)和內(nèi)容不會被忽視。例如，空間管理員可以創(chuàng)建規(guī)則，每季度提醒頁面所有者更新內(nèi)容，以防止信息過時。

借助Atlassian團隊協(xié)作套件提升團隊實力

借助Atlassian的團隊協(xié)作套件（Teamwork Collection），實現(xiàn)無縫協(xié)作，提高團隊生產(chǎn)力。這套工作管理工具打破了信息孤島，提升了工作效率，并將AI融入團隊協(xié)作的每個階段。通過整合Jira、Confluence、Loom和Rovo代理的強大功能，您的團隊可以克服工具差異和團隊孤島等障礙。

作為Atlassian全球白金合作伙伴，龍智團隊為您提供量身定制的實施路線圖、跨團隊協(xié)作的最佳實踐和指導，確保您充分釋放Atlassian工具的全部潛力。我們可以幫助您：

• 為Atlassian團隊協(xié)作套件制定落地策略
• 提供團隊培訓，以便更高效地利用AI代理
• 提供定制化的入門培訓，確保各部門順利采用
• 持續(xù)優(yōu)化Jira、Confluence、Loom和第三方工具之間的工作流程

Atlassian全球白金合作伙伴——龍智